個人資料私隱條例
搜集資料列明用途

2580 期(2014 年 2 月 2 日) ◎ 要聞

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  二零一二年,個人資料私隱專員公署針對《個人資料(私隱)條例》作出多項修訂,並於上年中旬開始執行。不少教會機構陸續對收集資料目的及使用準則、查閱及更新個人資料及申請停止個人資料作推銷之用途方面作出更新。香港華人基督教聯會教育部於一月十八日舉行「堂會與私隱條例」教牧及信徒培訓講座,由資深執業律師廖智基律師擔任講員,聚會約有一百人出席。

  「今次修訂核心思想雖然清晰,但執行、判斷時有一定複雜性。」廖智基律師說,他坦言條例所涵蓋的範圍與我們一般認知的私隱或有差異,條例只保障個人資料方面的私隱。他以電郵地址作例,若當中含有個人名字就涉及個人私隱,若否則不涉及。由於執行困難,他建議堂會找合適的人跟進處理,在實際操作時能臨場應對。

  個人資料保護原則大致指出,收集個人資料時必須告知收集目的及使用用途,完成目的後需要刪除資料,非直接與目的有關的用途須先得當事人同意,確保資料得到保安,制訂及提供個人資料的政策和實務,當事人有查閱及更改權利。廖律師建議堂會在新來賓表格上加入收集目的和用途、可能移轉資料聲明、查閱及改正資料權利、查閱或更改資料聯絡人、保安措施、與私隱政策聲明連接等基本聲明,並視乎不同目的作出修訂。

  他直言二零一二年條例修訂是因電話直銷行為愈見猖獗,故最重要修訂是規範直銷活動使用個人資料的要求,及使用個人資料作直銷的行為,他解釋:「未修例前,如果一間機構不符合要求,個人資料私隱專員公署會先發出執行通知,發出後仍然不符合才會構成刑事罪行。現在修例後,處理個人資料一旦不符合要求,已犯上刑事。」直接促銷方法是指藉郵件、圖文傳真、電子郵件或其他形式的傳訊,向指定特定人士送交資訊或貨品,或以特定人士為致電對象的電話對話。

  廖律師指堂會若要減低行政風險,除了要具尊重意識外,亦應以書面形式呈示有關收集、使用等資訊。另外,不少個人資料私隱聲明都設有「同意」收集一欄給予當事人填寫,但現實中有很多時會被遺漏或以其他符號填寫,執行時難確認當事人是否真正同意,造成灰色地帶,他建議:「可以同時列寫『同意』和『不同意』的選擇。」

  「有不少活動可能是機構、堂會合辦,收集的資料是共用還是向第三方提供,如不清楚列明可能構成刑事責任。」他提醒教會機構在訂明資訊時要着意字眼,盡量不要使用「相關機構」等字,如合辦活動,表格應描述如「禮賢會轄下所有堂會」等,讓當事人清楚。

  「如機構犯法,現行法例傾向檢控高級行政人員,個人資料私隱專員公署認為他們有義務和權利執行,可能需要負上刑事責任,被檢控時,要證明得到資料提供者同意使用的方法是很困難。」他坦言。他重申堂會可從五個方向減低犯刑事責任的風險,第一,安排專責同工處理資料及判斷資料用途是否符合法例要求;第二,制訂政策、收集個人資料聲明,在組織活動前考慮是否有需要收集;第三,資源投放;第四,開辦培訓班,教授實際執行如何處理;第五,訂立使用、處理、保存資料的書面指引。

  問答環節時,有參與者問及有關奉獻及閉路電視錄影的處理。廖律師回應指,如奉獻者名字需要公開刊登,奉獻封應列明目的及設欄目詢問是否同意公開。而基於保安理由作的閉路電視錄影並不涉及搜集個人資料,但聚會期間的錄影,如果近距離拍攝一個人望及另一個人,則有可能觸犯條例。但若是大型活動,明顯有攝影師及記者在場,及後被刊登相片則不會構成非法搜集資料。

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