教牧同工濟濟一堂學習
　「教會檔案及圖書管理」

第 2436 期（2011 年 5 月 1 日）
◎　要聞

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　　香港華人基督教聯會教育部於四月十六日上午，在聯會教牧中心舉辦教牧長執專業培訓講座。由資深圖書館及歷史檔案顧問吳業立先生主講「教會檔案及圖書管理」。教會檔案能紀錄上帝過去對教會的恩典，並為教會將來的計畫作準備，圖書管理則在不同範疇方面栽培信徒。

　　吳業立指出，成立教會歷史檔案室之目的是要把那些歷史紀錄蒐集、鑑定、保存，並提供這些歷史紀錄作現在及將來使用；能從堆滿文件的教會辦公室轉移那些具歷史價值，及註銷那些無是項價值的紀錄。此外，教會歷史檔案是一個集體的回憶，能回答有關該堂所以往的問題，有助於計畫將來，能提供該有關堂所的歷史知識、保存了該堂所儲存在文件中的遺產，讓後世能知道及明白該堂所在過去如何蒙上帝的恩典。

　　吳先生介紹了成立教會檔案室的步驟，分別為尋求授權、組織小組、要求一個地方、蒐集應藏檔案、整理及鑑定入藏檔案、購買歷史檔案用品、畫出使用守則、修復及修補、複製所收藏檔案、請求捐款或捐獻等事宜，講員並以循道衛理教會香港堂的個案為例，以作說明。

　　吳先生建議，因不再使用的紀錄太多，所以必須鑑定是否有保存價值。鑑定入藏檔案之紀錄若仍常使用，應放在辦公室，已不再使用的紀錄則移離辦公室，節省地方。紀錄經鑑定後便成歷史檔案，每個歷史檔案必須登記入藏，簡單的登記項目，如：入藏編號、收錄日期、歷史檔案名稱、載體及內容、數量、來源、全宗及收藏處。

　　至於圖書管理，則是教會圖書館把會友所需要的屬靈圖書，加以蒐集、整理、收藏及保管，並且提供、教導及推廣會友閱讀館藏資料。吳先生認為，成功的教會圖書館並不是藏書豐富、有自動化設備、有專業管理等，而是它能使讀者喜歡及積極使用其所藏資料及服務。他又指，成功的教會圖書館管理，環境要整齊清潔，提供讀者所需要的優良圖書，能把圖書有系統地分類排序，能使讀者容易檢索圖書館所藏資料，有清楚的圖書借出及交還紀錄，以及能成功推廣閱讀活動。吳先生舉出多個成功推廣閱讀活動的例子，如：在崇拜及團契是中介紹圖書，張貼寫上讀者閱讀心得的小卡片，舉辦好書研讀會，舉辦好書問答比賽，推動閱讀計畫等。

　　吳先生指，成立圖書館能培養信徒閱讀屬靈書籍的興趣；協助教會解答信徒靈性生活的問題；協助教會輔導教友，例如婚姻問題、家庭問題等；協助教會向信徒解釋聖經真理及明白信仰；協助教會栽培信徒靈命、成為成熟的信徒；協助教會向未信者傳福音；取代信徒不合適的讀物；並能訓練信徒作更有效的事奉。

　　大會設立問答時段，有與會者問要找何人擔任檔案小組成員，吳先生認為對方必須有事奉心志，並有興趣這事奉。又有與會者問及如何選購書籍，吳先生建議可將購書經費按比例分成幾份，購買不同種類的屬靈書籍，亦可請教牧師或傳道人，看看教友適合甚麼書籍，或者按照教會當年的主題購買相關的書籍。至於舊圖書如何處理，若太久沒借出的書籍可以換掉，但一些有代表性人物所撰寫的書就要保留，如戴德生、馬禮遜等人的著作。